1. Kuka käsittelee henkilötietojasi

Samla Capital Oy (“me”)
Kauppakatu 18 C 35
40100 Jyväskylä
Y-tunnus 2684294-3

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tietosi

Käsittelee seuraavia henkilötietojasi, jos olet potentiaalinen asiakkaamme tai edustat potentiaalista yritysasiakastamme:

• nimi,
• yhteystiedot: puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja osoitteet,
• asema yrityksessä, jota edustat, ja
• tiedot, jotka olet toimittanut meille kiinnostuksen ilmauksen tekemisen yhteydessä

Voimme saada nämä tiedot sinulta itseltäsi, julkisista lähteistä (kuten edustamasi yrityksen internetsivuilta, kaupallisilta tietopalveluiden tarjoajilta), yhteistyökumppaneiltamme, joilla on lupa tietojen luovuttamiseen tai muilta kanssamme samaan konserniin kuuluvilta yrityksiltä.

Käsittelemme seuraavia henkilötietojasi, jos olet asiakkaamme:

• Tuntemistiedot: Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, syntymäpaikka, kansalaisuus, kopio passista, ajokortista tai muusta hyväksyttävästä tuntemisdokumentista;
• Yhteystiedot: Puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja osoitteet (mukaan lukien postiosoite ja ulkomaiset osoitteet);
• Taloudelliset tiedot: Varallisuus- ja tulotiedot, luottotiedot;
• Sopimuksiin liittyvät tiedot: sopimusta koskevat tiedot, tiedot sijoituksista hallinnoimiimme rahastoihin;
• Lasku- ja maksutiedot;
• Lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvät tiedot: Tietoja, joita tarvitsemme tuntemisvelvoitteen toteuttamiseksi sekä hallitakseen rahanpesuun ja terrorismin rahoitukseen liittyviä riskejä. Tällaisia tietoja ovat esim. pääasiallinen toimeentulosi lähde, varojen alkuperätiedot sekä tietoja, jotka liittyvät verovelvollisuuteen toisessa maassa, kuten ulkomainen verorekisterinumero sekä kansalaisuus ja maa, jossa olet verovelvollinen.
• Sähköpostiviestintä, viestit muissa digitaalisissa kanavissamme sekä muu dokumentointi viestinnästä kanssasi.
• Mahdolliset markkinointiin liittyvät kiellot.
• Uutiskirje- ja avaintietoesitetilaukset
• Mahdolliset muut asiakkuuteen liittyvät antamasi tiedot

Keräämme nämä tiedot sinulta itseltäsi lukuun ottamatta luottotietoja, jotka tarkastamme Suomen Asiakastieto Oy:n tai Alma Talent Oy:n palvelusta. Voimme tarkastaa ja päivittää tietojasi myös väestörekisteristä ja verohallinnon rekistereistä sekä tietopalveluita tarjoavilta yrityksiltä. Meillä on lakisääteinen velvollisuus tunnistaa asiakkaamme, joten tietojen luovuttaminen on edellytys asiakassuhteen perustamiselle.

Käsittelemme seuraavia henkilötietojasi, jos olet yritysasiakkaamme edustaja, tosiasiallinen edunsaaja, omistaja tai toimielimen jäsen:

• Tuntemistiedot: Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, syntymäpaikka, kansalaisuus, kopio passista, ajokortista tai muusta hyväksyttävästä tuntemisdokumentista;
• Yhteystiedot: Puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja osoitteet;
• Asemasi yritysasiakkaassa;
• Sähköpostiviestintä, viestit muissa digitaalisissa kanavissamme sekä muu dokumentointi viestinnästä kanssasi.
• Mahdolliset markkinointiin liittyvät kiellot.
• Uutiskirje- ja avaintietoesitetilaukset

Keräämme tiedot ensisijaisesti sinulta itseltäsi, mutta saamme tietoja myös yritykseltä, jonka edustaja, tosiasiallinen edunsaaja tai toimielimen jäsen olet. Hankimme tietoja myös viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä (esim. väestörekisteri, verohallinnon rekisterit, yritysrekisterit ja valvontaviranomaisten rekisterit) sekä kaupallisilta tiedonvälittäjiltä, jotka antavat tietoja esimerkiksi tosiasiallisista edunsaajista ja poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä.

Mikäli olet asiakkaamme tai yritysasiakkaamme edustaja, tosiasiallinen edunsaaja, omistaja tai toimielimen jäsen teemme pakotelistatarkistukset (kansainvälisten järjestöjen, kuten EU:n tai YK:n, ja kansallisten järjestöjen, kuten Office of Foreign Assets Control -yksikön (OFAC), ylläpitämät listat).

Mikäli olet yhteistyökumppanimme tai yhteistyökumppanimme edustaja, käsittelemme sinusta seuraavia tietoja

• Perustiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asema yhteistyökumppanissa;
• Mahdolliset markkinointiin liittyvät kiellot; ja
• Yhteistyösopimus ja yhteistyöhön liittyvät tiedot.

Saamme tiedot säännönmukaisesti sinulta ja yhteistyökumppanilta. Tietoja voidaan saada ja päivittää myös viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä tai muista julkisista lähteistä.

3. Miten käytämme henkilötietojasi ja millä oikeusperusteilla

Käytämme henkilötietojasi, jotta voimme täyttää lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvollisuutemme ja jotta voimme tehdä sinulle tarjouksia sekä tarjota tuotteita ja palveluitamme tai tehdä sopimuksia kanssasi.

Sopimusten tekeminen ja hallinnointi (sopimuksen täytäntöön paneminen)

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on kerätä, käsitellä ja varmentaa henkilötiedot ennen tarjouksen ja sopimuksen tekemistä sekä dokumentoida, hallinnoida ja toteuttaa sopimuksen mukaiset tehtävät.

Esimerkkejä sopimuksen täytäntöön panemiseen liittyvistä tehtävistä:

• sijoituksen tekemiseen tarvittavat prosessit
• asiakaspalvelu sopimusaikana

Laissa, säännöksissä tai viranomaisten ja valvontaviranomaisten päätöksissä määriteltyjen vaatimusten ja velvollisuuksien noudattaminen (lakisääteinen velvollisuus)

Sopimuksen täytäntöön panemisen lisäksi myös laissa, säännöksissä ja viranomaisten päätöksissä määriteltyjen velvollisuuksien noudattaminen edellyttää meiltä henkilötietojen käsittelyä.

Esimerkkejä lakisääteisistä velvoitteista, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä:

• asiakkaan tuntemisvelvollisuus (KYC eli Know Your Customer)
• rahanpesun, terrorismin rahoittamisen ja petosten estäminen, havaitseminen ja tutkiminen
• pakotetarkistukset
• kirjanpitosäädökset
• raportointi vero-, poliisi-, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaisille
• riskienhallintaan liittyvät velvollisuudet
• muut velvollisuudet, jotka liittyvät palvelu- tai tuotekohtaiseen lainsäädäntöön, kuten rahastoihin liittyvään lainsäädäntöön

Asiakassuhteen hoitaminen ja suoramarkkinointi (oikeutettu etu/suostumus)

Henkilötietojasi voidaan käyttää asiakassuhteen hoitamiseen esimerkiksi asiakasviestinnän lähettämiseen.

Henkilötietojasi voidaan käyttää suoramarkkinointiin ellet ole kieltänyt tietojesi käyttöä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Markkinointi-, tuote- ja asiakasanalyysit (oikeutettu etu)

Henkilötietoja käsitellään myös markkinointi-, tuote- ja asiakasanalyysien yhteydessä. Markkinointitoimet, prosessien, liiketoiminnan ja järjestelmien kehittäminen, mukaan lukien testaus, voivat perustua myös henkilötietojen käsittelyyn. Näin voimme parantaa tuotevalikoimaamme, asiakaspalveluamme ja optimoida asiakkaille tarjottavia palveluita. Tähän saattaa liittyä myös profilointia. Meillä on oikeutettu etu käyttää profilointia esimerkiksi markkinointitarkoituksissa tehtäviin asiakasanalyyseihin.

Yhteistyön toteuttaminen

Tietoja käsitellään yhteistyön hoitamisen yhteydessä, yhteistyökumppanille tarjottavan palvelun hallinnoimiseen sekä
edustajien ohjeistukseen ja informoimiseen.

Suostumus

Voimme tarvittaessa pyytää sinulta tietyissä tilanteissa suostumusta henkilötietojesi käsittelyyn (esim. suostumus sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseen). Suostumuspyyntö sisältää tietoa kyseisten tietojen käsittelystä. Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi. Voit peruuttaa suostumuksesi ottamalla yhteyttä meihin hannu.saastamoinen(at)samla.fi.

4. Kenelle voimme luovuttaa henkilötietojasi

Voimme luovuttaa henkilötietojasi lain salliessa muille tahoille, kuten viranomaisille (esimerkiksi vero-, poliisi-, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaisille asianomaisissa maissa), kanssamme samaan konserniin kuuluville yhtiöille ja liikekumppaneille. Varmistamme aina ennen tietojen luovuttamista, että asiaan kuuluvia finanssialan salassapitovelvoitteita noudatetaan.

Palveluiden tarjoaminen ja sopimuksien noudattaminen saattaa myös edellyttää henkilötietojesi luovuttamista.

Rekistereihin kerättyjä tietoja ei luovuteta konsernin ulkopuolisille markkinointi-, myynti, mielipide- tai markkinatutkimustarkoituksiin.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä seuraavia käsittelijöitä:

• IT-palveluiden tarjoajat
• postitus- ja viestintäpalveluiden tarjoajat
• tilitoimisto
• markkinointipalveluiden tarjoajat

5. Siirrämmekö tietoja kolmansiin maihin

Emme lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolissa niin kutsutuissa kolmansissa maissa toimiville organisaatioille ilman nimenomaista suostumustasi. Poikkeuksena on tiettyjen sähköpostilistojen perusteella lähetettävien sähköpostien lähetys asiaan tarkoitetun palvelun avulla, jonka palvelin sijaitsee EU:n ulkopuolella USA:ssa. Kyseinen palveluntarjoaja noudattaa Euroopan ja Yhdysvaltain Yksityisyyden suoja -sopimusta (EU-U.S Privacy Shield), joka on Euroopan Unionin henkilötietosuojan standardien mukainen.

6. Miten suojaamme henkilötietoja

Henkilötietojesi suojaaminen on meille erittäin tärkeää ja suhtaudumme siihen sekä muihin tietosuoja-asioihin vakavasti pitämällä henkilötietojen suojaamisen liiketoimintamme perustana. Meillä on käytössämme asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.

7. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi

Sinulla on rekisteröitynä oikeuksia hallussamme oleviin henkilötietoihin liittyen. Sinulla on seuraavat oikeudet:

A) Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi

Sinulla on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihisi. Oikeutta tutustua voidaan kuitenkin rajoittaa
lainsäädäntötoimenpiteillä tai jos pääsy tietoihin vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

B) Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin

Jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää tietojen korjaamista, ellei lainsäädäntö sitä rajoita.

C) Oikeus pyytää tietojen poistamista

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

• Peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä
• Vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä
• Vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa
• Tietojen käsittely on lainvastaista
• Tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin

Meillä on finanssisektorin lainsäädännön vuoksi monissa tapauksissa velvollisuus säilyttää henkilötietojasi asiakassuhteen
ajan ja myös sen jälkeen.

D) Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen, jos

• kiistät käsittelemiemme tietojen oikeellisuuden
• jos kiistät tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, mutta vastustat tietojesi poistamista
• olet vastustanut tietojesi käsittelyä
• jos emme enää tarvitse tietojasi, mutta sinä tarvitset oikeudelliseen vaateeseen liittyen

E) Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jos
käsittely perustuu oikeutettuun etuumme ja käsittelylle ei ole huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä.

Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin tai suoramarkkinointiin liittyvään
profilointiin.

F) Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee vain
henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti ja suostumuksesi tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella.
Tiedot voidaan myös siirtää meiltä toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on turvallista ja teknisesti mahdollista.

Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, pyydämme olemaan meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen
hannu.saastamoinen(at)samla.fi tai kirjeitse osoitteeseen Samla Capital Oy, Hannu Saastamoinen, Kauppakatu 18 C 35,
40100 Jyväskylä.

8. Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu yleistä
tietosuoja-asetusta.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66735
tietosuoja@om.fi

9. Evästeet

samlacapital.fi-sivustolla ja muilla omistamillamme sivustoilla käytetään evästeitä sivuston käytettävyyden kehitykseen (Google Analytics) sekä markkinointitarkoituksiin (Facebook sekä Google AdWords tai muu vastaava digitaalinen mainoskanava). Eväste on pieni tekstitiedosto, joka asetetaan päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivustollamme. Verkkosivustojemme evästeillä kerätään demografia- ja aihepiiritietoja, joista voi selvitä käyttäjän ikä ja sukupuoli, käyttäjän verkkosivustokäyttäytyminen verkkosivuillamme, käyttäjän käyttämä selain- ja verkkoyhteys sekä muut HTTPtiedot. Google Analytics Facebook ja Google AdWords käsittelevät evästetietoja myös omiin tarkoituksiinsa rekisterinpitäjinä ja evästeiden käsittelyyn sovelletaan niiden omia ehtoja. Voit hallita ja nähdä mitä tietoa Facebook on kerännyt verkkosivustoiltamme Facebookin oman työkalun (https://www.facebook.com/off_facebook_activity/) avulla. Googlen keräämiä tietoa voit hallita Google MyActivity -palvelun avulla (https://myaccount.google.com/).

Verkkosivustomme käyttää Mailchimp-uutiskirjejärjestelmää, johon talletetaan nimi- ja sähköpostitiedot käyttäjän tilatessa uutiskirjeemme. Voit hallita omia henkilötietojasi Mailchimp-järjestelmässä markkinointisähköposteistamme löytyvän
linkin avulla.

Verkkosivuston evästeet ovat voimassa joko väliaikaisesti selainistunnon ajan tai pitkäkestoisesti evästekohtaisesti asetetun päättymispäivämäärän mukaan. Selainistunnon ajan toimivat evästeet, kuten käyttäjän sisäänkirjautumisen tarkastus evästeen avulla poistuvat automaattisesti käyttäjän sulkiessa selaimen. Pitkäkestoiset evästeet ovat voimassa 1kk
– 24kk evästeestä riippuen. Käyttäjä hyväksyy evästeiden käytön käyttäessään verkkosivustoa selaimella, jonka asetusten mukaan evästeiden käyttö on sallittu, tai hyväksyessään evästeiden käytön verkkosivuston evästepalkin avulla. Käyttäjä voi estää evästeiden käytön selainasetuksia muuttamalla. Tämä kuitenkin saattaa vaikuttaa sivuston toimivuuteen kriittisesti, emmekä voi taata sivuston toimivuutta ilman evästeiden sallimista.

Verkkosivuston lomakelähetykset, kuten tieto avaintietoesitteen latauksesta, yhteydenottolomakkeen lähetyksestä tai muista lomakemerkinnöistä säilytetään verkkosivustolla 30 päivän ajan. Mikäli käyttäjä antaa suostumuksensa suoramarkkinointiin tai siirtyy asiakassuhteeseen Samla Capital Oy:n kanssa, säilötään asiakastietoja asiakassuhteen ajan
tai markkinointisuostumuksen ollessa voimassa.

10. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Jos säilytämme tietojasi muihin tarkoituksiin kuin sopimuksen täytäntöön panemiseen, kuten rahanpesun estämiseen, kirjanpitoon ja vakavaraisuusvaatimusten toteuttamiseen, säilytämme tietoja vain, jos se on kyseisen tarkoituksen kannalta tarpeellista ja/tai laissa ja säännöksissä määrättyä.

Alla on esitelty ainoastaan selvennykseksi esimerkkejä tietojen säilytysajoista:

• Rahanpesun, terrorismin rahoittamisen ja petosten estäminen, havaitseminen ja tutkiminen: vähintään viisi vuotta liikesuhteen päättymisen tai yksittäisen tapahtuman suorituksen jälkeen
• Kirjanpitosäädökset: kymmeneen vuoteen asti
• Muut velvollisuudet, jotka liittyvät palvelu- tai tuotekohtaiseen lainsäädäntöön, kuten ja rahastoihin liittyvään lainsäädäntöön: seitsemään vuoteen asti
• Tiedot sopimuksen täytäntöön panemisesta: kymmeneen vuoteen asti asiakassuhteen päättymisestä oikeusvaateilta puolustautumista varten

11. Miten tähän ja evästeitä koskevaan selosteeseen tehdään muutoksia

Parannamme ja kehitämme palveluitamme, tuotteitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiimme saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa.

12. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta, voit ottaa yhteyttä henkilökuntaamme. Ensisijainen yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa on Hannu Saastamoinen, jolle voit lähettää yhteydenottosi sähköpostitse osoitteeseen hannu.saastamoinen(at)samla.fi tai kirjeitse osoitteeseen Samla Capital Oy, Hannu Saastamoinen, Kauppakatu 18 C 35, 40100 Jyväskylä.

Päivitetty viimeksi 5.5.2020